Rapat atau meeting kantor merupakan salah satu kegiatan yang tidak dapat dihindari dalam dunia bisnis. Namun, sayangnya, kebanyakan seringkali meeting kantor dianggap membosankan dan tidak produktif. Hal ini dapat membuat peserta mengalami kejenuhan dan kehilangan konsentrasi yang akhirnya berdampak pada hasil yang tidak optimal. Oleh karena itu, penting bagi pengelola rapat atau meeting untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dan tidak membosankan. Membuat suasana meeting kantor tidak membosankan bukanlah hal yang sulit dilakukan. Artikel ini akan memberikan tujuh tips yang dapat membantu Anda menghadirkan meeting yang lebih hidup dan menghasilkan. Mulai dari strategi interaktif hingga pemilihan tempat yang tepat, temukan tips-tips yang akan membuat meeting atau pertemuan bisnis yang Anda adakan menjadi momen yang dinamis dan penuh inspirasi. Siap untuk merubah kebosanan menjadi semangat yang menyala? Simak terus artikel ini!

Apa Kesalahan yang Perlu Dihindari dalam Rapat?

Sebelum kita mengeksplorasi lebih lanjut, penting bagi kita untuk memahami dengan cermat kesalahan yang sebaiknya dihindari selama pelaksanaan rapat. Melalui pemahaman yang lebih, kita dapat menghindari kesalahan yang dapat membuat rapat menjadi membosankan dan kurang produktif. Berikut adalah beberapa kesalahan yang perlu dihindari dalam rapat:

Rapat Terlalu Lama

Rapat yang berjalan terlalu lama dapat mengurangi produktivitas dan fokus peserta. Penting untuk mengatur jadwal rapat dengan bijak dan memastikan agar pembahasan tetap pada topik utama.

Agenda Rapat Terlalu Padat

Agenda yang terlalu padat dapat menyebabkan pembahasan menjadi tergesa-gesa dan mengurangi kualitas keputusan yang diambil. Pastikan agenda rapat realistis dan fokus pada poin-poin penting.

Peserta Rapat Terlalu Banyak

Terlalu banyak peserta rapat bisa menghambat komunikasi efektif dan pembahasan yang terarah. Undang hanya peserta yang benar-benar relevan dan diperlukan untuk topik yang dibahas.

Orang yang Berkompeten Tidak Hadir

Kehadiran individu yang berkompeten sangat penting untuk memberikan wawasan dan kontribusi yang berharga. Pastikan orang-orang yang relevan hadir dalam rapat tersebut.

Orang yang Tidak Diperlukan Hadir dan Merusak Suasana Rapat

Kehadiran individu yang tidak berkontribusi dapat mengganggu dinamika rapat dan menghambat pembahasan. Sebaiknya undang hanya orang-orang yang memiliki peran penting dalam topik yang dibahas.

Rapat Diselenggarakan Tanpa Perencanaan yang Baik

Tanpa perencanaan yang matang, rapat dapat menjadi tidak terarah dan tidak efektif. Pastikan ada agenda yang jelas, tujuan yang ditetapkan, dan persiapan yang memadai sebelum rapat dimulai.

Rapat Diselenggarakan dengan Alasan yang Kurang Tepat

Penting untuk memiliki alasan yang jelas dan relevan untuk mengadakan rapat. Hindari mengadakan rapat hanya karena kebiasaan atau tanpa tujuan yang jelas.

Pembahasan Materi Rapat Terlalu Panjang Karena Lemahnya Kepemimpinan

Kepemimpinan yang lemah dapat mengakibatkan pembahasan menjadi tidak terkendali dan berlarut-larut. Penting bagi pemimpin rapat untuk mengarahkan diskusi dengan efektif dan menjaga fokus.

Waktu Rapat Bersamaan dengan Rapat yang Lain

Benturan jadwal rapat dapat menghambat partisipasi dan membuat peserta merasa terbagi perhatiannya. Usahakan untuk menghindari tumpang tindih jadwal rapat.

Rapat Berakhir Tanpa Kesimpulan

Setiap rapat perlu diakhiri dengan kesimpulan yang jelas mengenai hasil diskusi dan langkah-langkah selanjutnya. Hal ini membantu memastikan bahwa rapat memiliki dampak yang nyata.

Peserta Rapat Hadir Tanpa Persiapan yang Memadai

Peserta yang tidak mempersiapkan diri sebelum rapat dapat menghambat pembahasan dan menghamburkan waktu. Sebaiknya sebelum rapat dilaksanakan, peserta terlebih dahulu diberi informasi dan materi yang diperlukan dalam rapat.

Bagaimana Caranya Agar Rapat Tidak Membosankan?

Sebagian besar orang menganggap rapat adalah hal yang membosankan dan memakan waktu yang sangat lama. Lantas, bagaimana mengubah rapat yang dianggap membosankan menjadi suatu hal yang sangat menyenangkan? Nah, jika Anda berencana untuk mengadakan rapat, sebaiknya Anda menghadirkan suasana baru agar rapat dapat berjalan lebih menyenangkan. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menghadirkan suasana rapat yang Anda pimpin jadi lebih menyenangkan.

Tetapkan Agenda yang Terstruktur dan Jelas

Pastikan Anda memiliki agenda rapat yang terstruktur dan jelas. Ini membantu peserta untuk tahu apa yang akan dibahas dan mempersiapkan diri sebelumnya. Pilihlah waktu yang tepat untuk rapat, hindari jam-jam makan siang atau akhir hari. Peserta lebih cenderung fokus saat mereka segar dan energik. Selain itu, usahakan durasi rapat tidak terlalu lama. Fokus pada poin-poin utama, dan hindari pengulangan yang berlebihan.

Sediakan Slide yang Menarik

Slide dari presentasi adalah hal penting saat melakukan rapat. Umumnya, slide yang disajikan saat rapat terlihat monoton dan hanya ada banyak tulisan dan warna yang tidak eye catching. Jadi, buatlah slide presentasi semenarik mungkin agar peserta terhindar dari rasa bosan. Anda bisa menambahkan gambar yang menarik, atau menggunakan warna yang sedikit colorful. Walaupun mungkin akan menjadi tantangan bila peserta rapat menjadi tidak fokus dalam melakukan rapat. Maka dari itu, Anda harus mengetahui batasan diri sehingga Anda dapat tetap mengontrol jalannya rapat agar mencapai tujuan yang diinginkan.

Gunakan Bahasa Kasual

Menggunakan bahasa kasual akan menjadi salah satu cara yang efektif agar rapat menjadi lebih menyenangkan. Penggunaan bahasa kasual akan memberikan kesan rapat yang santai, dan tidak terlalu formal. Namun, itu semua tergantung dari pemimpin yang membawakan rapat. Apabila Anda tipe yang sedikit kaku, biasanya rapat akan terbawa kaku dan membosankan. Sedangkan, bagi Anda yang dekat dengan peserta, pasti akan membawa rapat ke arah yang lebih kasual, dan menyenangkan.

Memberi Sedikit Candaan

Selanjutnya, cara yang dapat Anda lakukan yaitu dengan memberikan sedikit candaan dalam mengadakan suatu rapat. Maksud dari memberikan sedikit candaan yaitu memberikan sedikit perkataan atau perbuatan yang dapat membuat peserta yang mengikuti rapat menjadi tertawa. Tidak dapat dipungkiri, hal yang membuat beberapa orang bosan saat mengikuti rapat adalah suasana yang tegang dan terlalu serius. Serius dalam mengadakan rapat memang perlu, tetapi berilah sedikit sentuhan humor atau hal yang dapat membuat peserta tertawa agar suasana rapat menjadi lebih menyenangkan.

Berinteraksi dengan Peserta

Beberapa pemimpin rapat terbiasa memulai rapat dengan membacakan agenda, dan tidak membuat kontak mata sehingga tidak berinteraksi. Padahal, tujuan dari rapat tatap muka adalah bertemu dengan tatap muka agar rapat lebih maksimal. Usahakan untuk membangun dan memelihara interaksi dimulai sejak awal sehingga tercipta lingkungan yang kolaboratif. Jangan jadikan membaca agenda sebagai pembuka dalam kegiatan rapat. Lebih baik sampaikan beberapa kalimat tentang mengapa kalian berkumpul dan apa yang ingin dicapai bersama.

Ambil Jeda untuk Coffee Break

Cara selanjutnya adalah dengan mengambil jeda untuk sesi coffee break. Coffee break merupakan saat yang sangat ditunggu oleh para peserta rapat untuk melepaskan kebosanan dan menjadi moment yang dapat merefresh kembali otak yang jenuh. Sesi presentasi dalam rapat atau pertemuan lainnya yang bisa berlangsung seharian (lebih dari 5 jam) tentunya sangat disarankan untuk menyisipkan sesi coffee break. Sesi coffee break sangat cocok untuk dimasukkan di tengah jadwal rapat.

Gunakan Alternatif Selain di Kantor

Umumnya, kantor menyediakan tempat untuk melakukan rapat internal. Namun jika ingin hadirkan suasana rapat yang berbeda di luar kantor, tidak ada salahnya untuk mengganti tempat. Anda bisa mencoba untuk mencari alternatif tempat rapat di luar kantor agar mendapatkan suasana dan pengalaman baru. Saat ini sudah banyak penyedia jasa yang menyediakan tempat untuk melakukan kegiatan rapat atau pertemuan lainnya. Beberapa layanan mengusung desain ruangan yang lebih santai dan nyaman. Namun, sebelumnya Anda harus memastikan jika tempat tersebut nyaman dan kondusif.

Ciptakan Suasana Meeting Kantor Berkesan Bersama Effist

Itulah beberapa cara yang dapat Anda lakukan agar membuat suasana rapat menjadi menyenangkan dan tidak membosankan. Jika Anda ingin memulai rapat yang berbeda dan menyenangkan, Anda bisa menerapkan beberapa cara diatas untuk rapat Anda selanjutnya. Pasalnya, kegiatan rapat dengan suasana menyenangkan akan membuat berjalannya rapat menjadi lebih efektif. Bagi Anda yang ingin mengadakan meeting atau pertemuan bisnis lainnya dan bingung mencari alternatif sebagai tempat mengadakan pertemuan selanjutnya, Effist Suite Office hadir menjadi jawaban atas masalah Anda. Effist Suite Office adalah alternatif yang sempurna untuk menciptakan suasana meeting kantor yang produktif dan profesional. Melalui berbagai macam pilihan meeting room  yang dilengkapi fasilitas lengkap dan layanan prima dari staf profesional, memungkinkan Anda dapat menciptakan suasana meeting kantor yang berkesan dan efektif. 

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi contact@effist.com untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan meeting room yang disediakan Effist Suite Office.