News and Article

4 Langkah Sukses Beralih dari Kantor Fisik ke Virtual Office

Di era new normal seperti saat ini, banyak perusahaan yang mengharuskan karyawannya untuk bekerja dari rumah. Diterapkannya sistem kerja dari rumah atau work from home membuat perusahaan khawatir bagaimana berkoordinasi dengan karyawan yang biasanya bekerja secara langsung dari kantor. Selain itu, terdapat biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar tagihan gedung seperti listrik, air hingga uang keamanan. Sedangkan, pendapatan perusahaan belum sepenuhnya stabil bahkan setelah new normal ini. Salah satu solusi yang dapat diterapkan perusahaan untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan beralih ke virtual office.

Alasan Para Pelaku Usaha Beralih ke Virtual Office

Perekonomian yang saat ini sedang melambat membuat para pelaku usaha lainnya beralih menggunakan virtual office. Tak heran jika angka pengguna layanan virtual office meningkat tajam beberapa tahun belakangan ini. Adapun alasan para pelaku usaha beralih ke virtual office yaitu secara fungsional virtual office memiliki kegunaan dan layanan sama seperti kantor pada umumnya. Biasanya, penyewa akan tetap memiliki hak untuk menggunakan ruang kantor bersama dengan jadwal tertentu, menggunakan meeting room dan lobi. Selain itu, pengguna tidak perlu membayar tagihan operasional gedung. Oleh sebab itu, harga layanan virtual office terbilang lebih terjangkau.

Alasan lainnya yaitu karena virtual office dapat memudahkan pemilik perusahaan untuk mengoperasikan perusahaannya saat pandemi. Tersedia pula layanan pendukung bisnis lainnya seperti meeting room untuk mengadakan meeting secara fisik. Walaupun bersifat digital, pengiriman barang atau dokumen yang diarahkan untuk pemilik perusahaan bukan menjadi suatu masalah. Kiriman paket, dokumen dan lain sebagainya yang ditujukan untuk pemilik perusahaan akan di handle oleh penyedia layanan virtual office. Untuk penerimaan telepon, tim front office virtual office akan melayani klien dengan ramah dan menggunakan tata krama. Tidak hanya itu, virtual office juga akan memberikan alamat kantor yang berada dalam zona perkantoran elite. Sehingga virtual office bisa memberikan kredibilitas yang tinggi bagi para calon klien.

Langkah-langkah Beralih ke Virtual Office

Virtual office telah menjadi alternatif menjalankan bisnis dengan praktis. Jika Anda adalah seorang pelaku usaha yang ingin beralih dari kantor fisik ke kantor virtual sebagai alamat bisnis, periksa langkah-langkah beralih ke virtual office dengan sukses untuk kemajuan bisnis Anda.

1.      Komunikasikan Rencana Anda dengan Tim

Sebelum beralih dari kantor lama Anda ke virtual office, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memberi tahu karyawan Anda tentang perubahan yang akan datang. Walaupun tim Anda mungkin senang dengan gagasan bekerja jarak jauh, mereka akan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Itulah mengapa merupakan ide bagus untuk memberi tahu mereka tentang perubahan dan apa yang dapat mereka harapkan dari pengaturan kantor yang baru.

2.      Dapatkan Alat Komunikasi yang Tepat

Anggota tim Anda harus terhubung satu sama lain dengan mudah, jadi pastikan Anda mendapatkan alat komunikasi terbaik untuk tim Anda. Umumnya, Anda memerlukan tiga jenis alat untuk komunikasi secara virtual:

  • Video conferencing tools (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, dll)
  • File-sharing tool (Google Drive, Dropbox Business, Box Business, dll.)
  • Project management tools (Asana, Monday, Kissflow Project, dll.)

3.      Memilih Layanan Virtual Office yang Kredibel

Langkah selanjutnya yaitu Anda perlu memilih penyedia layanan virtual office yang kredibel untuk bisnis Anda. Sekarang sudah banyak yang menyediakan layanan virtual office lengkap dengan fasilitas dan layanan seperti resepsionis untuk menerima surat dan ruangan khusus untuk meeting dengan alamat kantor yang strategis.

4.      Sesuaikan Kebutuhan Bisnis dengan Layanan yang Tersedia

Setelah memilih layanan virtual office Anda, selanjutnya Anda perlu menentukan layanan apa yang akan dibutuhkan bisnis Anda. Mulai dari virtual asisten, call handling, penerimaan paket, meeting room yang dapat Anda gunakan jika ingin bertemu dengan klien dan layanan pendukung lainnya yang dapat menunjang jalannya bisnis Anda secara virtual. Sebagai tips, Anda perlu berhati-hati dalam memilih penyedia layanan virtual office karena tidak semua penyedia layanan tersebut menyediakan fasilitas dan layanan yang lengkap. Ada baiknya jika Anda memilih penyedia layanan virtual office yang menyediakan fasilitas dan layanan yang benar-benar sesuai dengan apa yang Anda butuhkan.

Nah, itulah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan jika ingin beralih ke virtual office dengan sukses untuk kemajuan bisnis Anda. Dengan menggunakan virtual office Anda dapat menjalankan bisnis dengan lebih efisien sebab di tunjang dengan berbagai fasilitas dan layanan yang akan mendukung kesuksesan Anda dalam menjalankan bisnis secara virtual. Dalam hal ini, salah satu penyedia layanan vitual office yaitu Effist Suite Office menawarkan semua kebutuhan yang bisnis Anda perlukan. Dengan fasilitas dan layanan yang lengkap, dan terletak di kawasan bisnis Jakarta Selatan, Effist Suite Office menjadi pilihan tepat jika Anda ingin mengalihkan bisnis Anda secara virtual. Tidak hanya itu, Effist Suite Office juga memiliki pilihan serviced office. Baik virtual office ataupun serviced office, Effist Suite Office memiliki berbagai paket harga yang dapat Anda pilih dan sesuai kebutuhan bisnis Anda.

 

Hubung nomor telepon 02129607500 atau email ke contact@effist.com untuk info lebih detail mengenai virtual office.

 

Baca juga: Peran Penting Virtual Office dalam Dunia Bisnis